Kebijakan ini menjelaskan bagaimana kami — Dewan Eksekutif Mahasiswa (DEMA) UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Kabinet Zeitgeist — mengumpulkan dan mengolah data pribadi yang Anda serahkan lewat formulir Pengajuan Kemitraan dan Student Care Portal di portal ini.
1. Data apa yang kami kumpulkan
- Formulir Kemitraan: nama organisasi/instansi, jenis kerja sama, kontak PIC (nomor WhatsApp dan/atau email), dan deskripsi kerja sama yang diajukan.
- Student Care Portal (kategori non-rahasia): judul dan isi laporan, serta — jika Anda tidak memilih kirim anonim — nama dan email Anda.
- Student Care Portal (kategori rahasia — Kekerasan Seksual & Kesehatan Mental): kategori ini tidak memakai formulir teks terbuka di situs. Anda dihubungkan langsung ke kontak pendamping DEMA, dan data yang Anda bagikan di sana mengikuti prosedur penanganan kasus sensitif secara terpisah, bukan lewat basis data formulir umum ini.
- Data teknis minimum yang tercatat otomatis oleh server untuk mencegah spam/penyalahgunaan (lihat bagian 6).
2. Dasar hukum & tujuan penggunaan
Pengolahan data ini mengacu pada persetujuan eksplisit Anda (checkbox persetujuan pada formulir) sebagaimana diatur dalam Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Data digunakan semata-mata untuk:
- Memverifikasi dan menindaklanjuti pengajuan kemitraan;
- Menindaklanjuti laporan/aspirasi mahasiswa sebagai bagian dari basis data Advocacy by Evidence;
- Menghubungi Anda kembali terkait status pengajuan/laporan, jika Anda mencantumkan kontak;
- Menyusun statistik internal DEMA (dalam bentuk teragregasi/tanpa identitas) untuk evaluasi program.
Kami tidak menggunakan data Anda untuk kepentingan komersial, dan tidak mengirimkan promosi/pemasaran apa pun ke kontak yang Anda berikan.
3. Penyimpanan & keamanan data
Data disimpan di basis data milik DEMA UIN Bandung dan hanya dapat diakses oleh pengurus yang berwenang menggunakan kunci akses admin. Setiap perubahan status pengajuan/laporan tercatat dalam log audit internal (siapa mengubah, kapan, dari status apa ke status apa) untuk akuntabilitas. Kami menerapkan pembatasan laju pengiriman (rate limiting) dan mekanisme anti-bot pada formulir publik untuk mencegah penyalahgunaan.
4. Berapa lama data disimpan
Data pengajuan kemitraan dan laporan Student Care disimpan selama diperlukan untuk keperluan tindak lanjut dan pengarsipan histori kepengurusan, sebagai bagian dari serah terima antar kabinet DEMA. Anda dapat meminta penghapusan data Anda kapan saja — lihat bagian 5.
5. Hak Anda sebagai subjek data
Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:
- Meminta salinan data pribadi yang kami simpan tentang Anda;
- Meminta koreksi atas data yang tidak akurat;
- Meminta penghapusan data Anda dari basis data kami;
- Menarik persetujuan yang sebelumnya Anda berikan.
Untuk menggunakan hak-hak di atas, hubungi kami lewat kontak pada bagian 7 dengan menyertakan kode referensi pengajuan/laporan Anda (jika ada) agar mempercepat proses verifikasi.
6. Data teknis & keamanan formulir
Untuk mencegah spam otomatis (bot), formulir publik kami dilengkapi mekanisme honeypot sederhana dan pembatasan jumlah pengiriman per perangkat dalam rentang waktu tertentu. Mekanisme ini tidak mengumpulkan data identitas tambahan di luar yang Anda isi sendiri pada formulir.
7. Pihak ketiga
Kami tidak menjual atau membagikan data pribadi Anda ke pihak ketiga untuk kepentingan komersial. Jika kanal notifikasi otomatis (email/WhatsApp) ke admin diaktifkan, ringkasan pengajuan diteruskan lewat penyedia layanan pihak ketiga (mis. penyedia email transaksional atau gateway WhatsApp) semata-mata untuk memberi tahu pengurus bahwa ada pengajuan baru — bukan untuk tujuan lain.
8. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu, misalnya saat pergantian kepengurusan DEMA. Tanggal "berlaku sejak" di atas akan diperbarui setiap ada perubahan substansial.
9. Kontak
Pertanyaan seputar kebijakan ini atau permintaan terkait data pribadi Anda dapat disampaikan ke dema@uinsgd.ac.id atau lewat halaman Kontak.